Sådan får du færre forstyrrelser på kontoret

Telefoner der ringer. online-møde i det ene hjørne. Faglig snak i det andet. En kollega sidder og nynner hele tiden. En anden skal lige høre, om du så fodboldkampen i går.

Der sker rigtig meget i dagens kontorlandskaber. Det er nemt at blive forstyrret. Og det kan være svært at arbejde effektivt, hvis man har brug for ro til at koncentrere sig.

”Lige så snart vi er mere end én i et rum, er der grobund for forstyrrelser. Og jo flere vi sidder sammen, jo større er risikoen for forstyrrelser og behovet for fælles leveregler”, fortæller Lone Østergaard, der er arbejdsmiljørådgiver, forfatter og underviser.  

Man kan forstyrre uden at ville det – og uden at være bevidst om det.  

Mange forstyrrelser opstår, fordi vores hjerner trænger til adspredelse eller pause, når man har arbejdet et stykke tid. Det er helt normalt og sker typisk hver halve time.

Og så er det fristende – men også forstyrrende - lige at smalltalke med en af kollegerne, fortæller Lone Østergaard.  

”Bare fordi du har brug for en pause, er det ikke sikkert at din kollega også har på samme tid. Du risikerer at forstyrre ham, lige mens han er allermest fordybet i noget andet. Så lad være: tag en tur ud til kaffemaskinen eller helt ud i den friske luft og gem snakken til kollegaen har tid”, siger hun.  

Forskellige forstyrrelser

Når vi kan have svært ved selv at se, at vi forstyrrer, skyldes det at vi har forskellige præferencer. Det der forstyrrer den ene, forstyrrer ikke den anden. 

Derfor er Lone Østergaards vigtigste råd, at vi taler åbent om forstyrrelserne og finder fælles leveregler for arbejdslivet på kontoret.

”Hvis ikke vi taler om det, så fortsætter forstyrrelserne – og irritationen – og det får lov til at vokse. Og så får vi ikke det arbejdsrum, som vi alle kan arbejde i. Men mange udfordringer kan løses, hvis vi blot tager dem op med kollegerne og får aftalt, hvordan vi reducerer forstyrrelserne”, siger Lone Østergaard.  

Træd varsomt, når forstyrrelser er på dagsordenen

Det kan være et følsomt emne, når man italesætter kollegernes forstyrrelser.

”Jeg nævner noget om din adfærd, og du kommer helt sikkert til at nævne noget om min. Og det kan nemt komme til at lyde personligt, ’fordi det generer mig, at du gør sådan’. Det skaber mange misforståelser, som skruer op for forstyrrelserne, siger Lone Østergaard.

Så når man skal tale om forstyrrelser, skal man starte med at blive enige om, at ’det vil vi gerne’.

”Det er virkelig vigtigt, at vi giver hinanden hånd på, at vi må gerne sige noget om hinandens forstyrrelser. Vi mener det ikke personligt, og vi tager det ikke personligt. Vi vil gerne arbejde med det. Først når den aftale er lavet, kan vi begynde at se på forstyrrelser. Men helst ikke før, for så bliver vi nemt uenige”, siger Lone Østergaard.

Start med dig selv

Når man skal tale forstyrrelser med kollegerne, er det en god ide at starte med at se på, hvordan man selv forstyrrer.

”Hver gang talen falder på storrummet, så er det altid de andre, der forstyrrer. Jeg møder ikke mange, der er bevidste om deres eget bidrag til forstyrrelserne i storrummet. Men når jeg laver workshop om det her, starter vi altid med, at få folk til at reflektere over hvilke forstyrrelser, de selv laver”, siger Lone Østergaard.

Fidusen ved den øvelse er, at når vi ser indad og ser på, hvad vi selv forstyrrer med, bliver vi mere forstående over for de andres forstyrrelser.

Se på hvilke forstyrrelser, du selv laver og del dem op i 3 kategorier:

• Hvad er nødvendige her-og-nu forstyrrelser?
• Hvilke forstyrrelser kan vente eller planlægges til en lidt bedre timing?
• Hvilke forstyrrelser kan måske helt udelades?

Derefter skal du se på, hvilke forstyrrelser fra andre, der forstyrrer dig mest. Her kan du sagtens lave samme opdeling med nu/vent/udelad.  

Hvilke forstyrrelser vil vi reducere?

Når først man får svesken på disken og taler om forstyrrelser, bliver det også muligt at få et overblik over, hvad der forstyrrer.

”Er der et mønster, vi bliver ved med at gentage? Og kan vi gøre noget ved det? Kan vi rette på nogle adfærdsmønstre og aftale nogle få og enkle regler, som kan skabe mere plads til fokus og koncentration? Det kan skabe en helt ny situation, som giver meget mere plads til at arbejde på kontoret”, mener Lone Østergaard.

Særligt tre områder er væsentlige at italesætte og skabe et fælles sprog for, så vi kan reducere forstyrrelser og daglige misforståelser:

1. Flyt dig/jer
   ”Jo flere man er i et kontor, jo flere ting kan der ske. Nogle gange minder det mere om et mødelokale, en debatsal eller en banegård. Men kontoret er først og fremmest et arbejdsrum, hvor der også skal plads til fokus og koncentration”, mener Lone Østergaard.
   
   Derfor er det en god ide at aftale, hvornår det er okay at bede kollegerne flytte sig ud af kontoret:
   
   Skal du lige have en faglig snak med en kollega? Eller en telefonsamtale? Eller et teams-møde?
   
   Skal det være i kontorlandskabet lige op af kollegerne, eller kan du flytte dig et andet sted hen, hvor det ikke forstyrrer de andre?
   
   
2. Dæmp dig
   Lydniveauet kan blive højt i et kontor, hvor flere mennesker er samlet. Hvis du ikke kan flytte dig et andet sted hen med din faglige snak, din telefonsamtale eller dit online-møde, så dæmp dig. Tal lavt i respekt for, at der sidder andre, som er i gang med deres arbejde.
   
   ”Der er mange årsager til at vi kommer til at tale højere – så et fælles tegn eller sprog for ”dæmp dig” er med til at justere det”, siger Lone Østergaard.
   
   
3. Kan det vente?
   Hvilke forstyrrelser kan vi vente med eller helt udelade?
   
   Sidder du og arbejder på en opgave, er det okay at spørge ’Kan det vente?’
   
   Det gælder især, hvis nogen kommer for at smalltalke. Men også, hvis de kommer med et fagligt spørgsmål. For selvom det er fagligt, er det også en forstyrrelse af dit arbejde.
   
   Og nogle gange kan det ikke vente. Det er noget, som skal klares her-og-nu.
   
   ” Det er ikke her-og-nu forstyrrelserne, der forstyrrer mest, for det er jo netop videndelingen og samarbejdet, der viser sig at være effektivt, hvis vi skal i mål med noget indenfor en deadline og har brug for at forstyrre her-og-nu. Det er de forstyrrelser, der kan vente, der forstyrrer mest”, siger Lone Østergaard.

Overvej, at indføre fokustid på kontoret, hvor der er ro og ingen afbrydelser eller småsnak, men tid til fordybelse.  Fx 2-3 sæt á 25 minutter fokustid og 5 minutter pause. I vil opleve, at to-do listen virkelig kan svinde ind hurtigt, når man først sikrer sig uforstyrret tid – fra sig selv og fra andre i lokalet.

Pas på ikke at miste fordelene ved kolleger og storrum

Sørg for at luge ud i forstyrrelserne, men pas også på, at det ikke bliver så stramt et arbejdsmiljø, at man dræber alle de fordele der er, ved at dele kontor med andre.

”Hvis alle sidder musestille, så er det et mentalt enkeltmandskontor man sidder i. Det skal vi ikke ud i, for der er så mange fordele ved at sidde sammen, som vi ikke må glemme: videndeling, sparring og hele det sociale samvær med kollegerne. Det gælder om at finde en balance, så der også er ro og koncentration til at arbejde”, siger Lone Østergaard