Sådan får du mere effektive møder
Mange møder. Lange møder. Dumme møder. Hvad-laver-jeg-her-møder. Har du også spildt for meget tid på møder? Her er 9 gode råd til mere effektive møder.
Grundlaget for et godt møde starter med mødeindkaldelsen - og en ordentlig forberedelse fra både mødeleder og deltagerne.
Det fortæller Kirsten Andersen, som i mange år har levet af at rådgive og undervise om mødeeffektivisering. Sammen med Claus Bekker Jensen skrevet bogen ’bedre mødekultur’.
"Ineffektive møder er ikke noget nyt fænomen. Men der er meget mere fokus på mødekultur i takt med, at der er kommet flere møder. De fylder mere i en presset hverdag, og det giver en større interesse for at gøre møderne mere effektive", siger Kirsten Andersen.
For lidt tid til møder
De mange møder kan i sig selv være med til at skabe en ond cirkel med dårlig mødekultur, som er selvforstærkende, mener Kirsten Andersen.
"Mange medarbejdere løber til så mange møder, at de ikke har tid til at forberede sig ordentligt til det enkelte møde, så bruger man længere tid end nødvendigt på mødet, og skal måske ligefrem indkalde til et nyt møde, og så fortsætter møllen med endnu flere dårlige møder", siger Kirsten Andersen.
Snyd ikke med mødeindkaldelsen
Kimen til spildtid er ofte lagt allerede inden mødet er startet, fordi mødelederen ikke forbereder mødet og deltagerne ordentligt.
"Mange mødeindkaldelser er kun stikord eller overskrifter. Men hvis du ikke kan se, hvad der reelt skal foregå, er det en snydedagsorden. Så er det mere held end forstand, hvis mødet går godt", siger Kirsten Andersen.
Dagsordenen sætter rammen
Netop mødeindkaldelsen og dagsordenen er alfa og omega for et effektivt afviklet møde, mener Kirsten Andersen.
"Dagsordenen skal klart fortælle, hvad der skal ske på mødet, og hvad der forventes af deltagerne, og hvor lang tid hvert enkelt punkt forventes at tage. Så har deltagerne en reel mulighed for at forberede sig, og forventninger til mødet er afstemt", siger Kirsten Andersen.
En motiverende dagsorden giver samtidig mødelederen et effektiv redskab til at afvikle mødet effektivt.
"Når rammen er meldt ud, retter man ind efter det. Deltagerne hjælper med atholde tiden, når de kender tidsplanen. Hvis et punkt kun er til orientering, skal der ikke være en lang diskussion. Og ellers kan mødelederen bruge tidsrammen til at holde mødet på sporet", siger Kirsten Andersen.
Drop automatikken og vælg fra
Mødelederen, der af gammel vane indkalder en hel afdeling, uden at tænke over, om det er relevant i forhold til det konkrete møde, er en væsentlig årsag til for mange spildte mødetimer.
"Nogle gange dækker man sig ind og inviterer for en sikkerheds skyld, for ikke at holde relevante personer udenfor eller for ikke at fornærme nogen. Men hvis Hugo-Børge kun er relevant for to punkter, så tag ham kun med dér. Og hvis han slet ikke er relevant, så invitér ham ikke. Han vil sikkert være lykkelig for at slippe", siger Kirsten Andersen.
Den, der er inviteret, har den samme pligt til at vælge fra.
"Er du inviteret til et møde, så spørg dig selv: "Kan jeg bidrage med noget? Kan jeg selv få noget ud af at deltage? Får andre noget ud af, at jeg deltager? Hvis ikke, så meld fra og få mere tid til at forberede dig til de vigtige møder", siger Kirsten Andersen.
9 gode råd til mere effektive møder
Kirsten Andersen har ni gode råd til en slagplan for mere effektive møder
1. Brug tiden på de vigtige emner
Lav en liste over emnerne til mødet. Hvor mange punkter er der, og hvor vigtige er de hver især?
Læg de vigtige punkter først, og de mindre vigtige punkter til sidst på dagsordenen. Overvej om punkter til orientering overhovedet skal med, eller om de i stedet kan sendes ud med mail.
2. Kun relevante mødedeltagere
Invitér kun dem, der er relevante for mødet. Er du i tvivl, så kontakt personen, og hør om der er behov at være med. Alle punkter er ikke altid relevante for alle. Planlæg møderne efter det, og læg det, der er relevant for alle først og resten til delvis deltagelse bagefter.
Er du inviteret til møde, så tag kun med, hvis det er relevant, eller mødelederen mener, at du ikke kan undværes.
3. Lav en motiverende mødeindkaldelse
Mødeindkaldelsen skal give svar på de tre helt basale spørgsmål:
- Hvornår og hvor holdes mødet?
- Hvad handler det om? (er et punkt for eksempel til orientering, til drøftelse eller til beslutning)
- Hvad skal jeg gøre inden og under mødet
4. Sæt tidspunkter på dagsordenen
Skriv i dagsordenen, hvor lang tid hvert punkt forventes at tage. Det hjælper til forventningsafstemning og forbedrer chancen for at holde tiden.
5. Mødet starter til tiden
Der er kun en måde at få et møde til at starte til tiden. Det er at starte til tiden. Hvis man vænner sig til at vente på ham, der altid kommer for sent, vænner han sig også til, at det er ok.
Læg de vigtigste punkter først, så er motivationen til at komme til tiden større. Indskærp, at det er vigtigt at overholde tiden.
6. Afstem forventninger
Start med at bruge et par minutter på at gennemgå dagsordenen og den forventede tidsplan. Så er indvendinger og tilpasninger på plads, inden mødet starter for alvor.
7. Klar konklusion på alle punkter
Har alle en klar fornemmelse af, hvad der er aftalt? Hvis mødelederen siger, "ja, det lyder som om vi er enige, videre til næste punkt", så kan man sidde med hver sin opfattelse.
Lav en prøvekonklusion: "Er vi så enige om sådan og sådan?" Så ved man, hvad der er aftalt, og der er plads til indvendinger og til at få ryddet misforståelser af vejen.
8. Referatet
Få referentrollen på plads inden mødet, så du ikke skal bruge mødetid på det. Så er referenten også forberedt på opgaven, og har afsat tid til det.
Skriv referat umiddelbart efter og send det ud til godkendelse.
9. Evaluer jævnligt møderne
Hvad går godt? Hvad kan gøres bedre? Giver det mening at blive ved med at holde den type møder.
-
![]()
Mødepestilenser
Podcast 5 min.Vi bruger rigtig meget af vores tid på møder – men når vi så er til møderne kan det godt være lidt af en pestilens. I denne episode taler vi om mødekultur og hvordan man får afviklet et effektivt møde.
Afspil episode
