5 hacks til at blive mere effektiv i dine projekter

Vi lever i en tid hvor samfundets krav og vores forventninger til os selv er ekstremt høje. Stressstatistikkerne stiger, og det kan være svært at få enderne til at mødes.

Julie Odefey, fra Maersk, og Charlotte Brix, fra Salesforce, har udviklet 5 hacks, som kan bruges til at optimere din projektstyring - uden du brænder ud eller brænder andre af. Det handler fx om, at du revurderer dine arbejdsmetoder og etablerer nye vaner.

De 5 hacks bygger på efterprøvede metoder inden for projektledelse, salg og personlig udvikling, som er koblet med psykologi. De kan bruges til både store og små projekter, men også til at gøre dig mere effektiv i dit arbejdsliv.

Hack 1. Kom godt fra start i dine projekter

Mange projekter går i stå eller kuldsejler, fordi de er grebet forkert an fra start. Det første hack giver dig en løsning på, hvordan kommer du godt fra start.

”Hvis man bruger den første tid af et projekt rigtigt - de første to uger eller de første to dage, afhængig af hvor stort projektet er - så er der større sandsynlighed for at projektet bliver en succes”, fortæller Julie Odefey.

Hun har erfaret, at mange bruger den første tid uhensigtsmæssigt.

”Hvis du bare kaster dig ud i projektet, kan du nemt ende med at knokle løs i flere uger og komme tilbage med en stor forkromet løsning. En løsning som ikke passer med det projektejeren og interessenterne egentlig ville have”, siger hun.

Derfor er det vigtigt få afklaret følgende i starten:
• Hvad er formålet med projektet?
• Hvordan er rolle- og opgavefordelingen?
• Hvad er inden for og uden for rammerne af projektet?
• Hvilken projektarketype er der tale om?

”Tjek med projektejeren om du har forstået opgaven rigtigt. Inddrag dine interessenter i startfasen. Vær nysgerrig og stil spørgsmål om alt det, der kan være tvivl om, indtil du er sikker på, at du er på rette spor”, siger Julie Odefey.

Hack 2. Få de rette med dig

Hvordan sikrer du at dine interessenter leverer det de skal, og støtter dig og dit projekt?

Hack nr. 2 giver dig en efterprøvet metode til at analysere og styre dine interessenter. Hvis du ikke har de rette folk med dig, er sandsynligheden for at du lykkes lav.

”Hacket giver dig en metode til effektivt at identificere, analysere og prioritere dine interessenter. Det giver dig også nogle værktøjer til at håndtere og kommunikere med dem, så du kan få dem med dig gennem hele projektet”, forklarer Charlotte Brix.

Dine vigtigste nøgleinteressenter skal måske inddrages dagligt i korte beslutningsmøder, mens din projektsponsor forventer en skriftlig opdatering ugentligt.

Hvis det er et længerevarende projekt, er det også vigtigt at kortlægge- og prioritere interessenterne løbende, da interessentlandskabet kan ændre sig mens projektet skrider frem.

Hack 3. Få andre til at sige ja

Du har verdens bedste projekt, men hvis ingen køber ind på det, hvad er det så værd?

De fleste projekter kræver at andre siger ja til at projektet gennemføres, og træffer de nødvendige beslutninger for at projektet kan fortsætte. Det kan fx være accept af omkostninger, levering af informationer, og deltagelse i workshops.

Hvis de skal sige ja til det, bliver det ofte nødvendigt at sælge projektet og dig selv – også selvom du ikke er sælger. Det får du en effektiv metode til i Hack 3.

Metoden kaldes ’Salgshjulet’, og er baseret på praksiserfaringer fra nogle af de bedste sælgere i verden.

”Salgshjulet er brugbart uanset om du sælger dig selv, en idé, et budskab, et projekt, et produkt eller en service i millionklassen”, fortæller Charlotte Brix.

Salgshjulet består overordnet af følgende:

Start med at sætte et mål for, hvad du ønsker at opnå. Det kan fx være, at få interessenterne til at sige ja til dit projekt, få kunderne til at købe en bog eller få dem til at læse dit nyhedsbrev.

Derefter er der fire faser:

1. Væk interesse og skab tillid
   
   Hvordan sikrer du at dine interessenter ønsker at bruge tid på dig og dit projekt?
   Og hvordan sørger du for, at de giver dig de informationer du har brug for?
   
   Nøglen er at vække deres interesse og skabe tillid. Hvis dine interessenter ikke stoler på dig, så er festen desværre slut før den begynder.
   
   
2. Afdæk modtagerens behov
   
   Kun ved at kende modtagerens behov, kan du fortælle, hvordan dit projekt eller produkt imødekommer behovet.
   
   Springer du denne fase over, ender du enten med en forkert løsning, en delvis løsning, eller måske endda den rigtige løsning, men hvor din kunde ikke har indset behovet.
   
   
3. Præsenter din løsning
   
   Fokusér på hvilke fordele og hvilket udbytte, som modtageren vil få ud af det – koblet til de behov, du netop har afdækket.
   
   
4. Luk salget, og aftal det næste skridt
   
   Forlad ikke bordet uden et næste skridt. Det er vigtigt, at modtageren bliver forpligtet til det næste skridt, og ikke skyder processen til hjørne.

Hack 4. Tegn spillebanen op

Det fjerde hack har fokus på at skabe fremdrift i projektet.

”Når man har brugt tiden inden man gik i gang rigtigt, fået interessenterne med, og solgt løsningen, handler det om at skabe fremdrift. Man skal sikre at man kommer fremad, så man undgår at stagnere”, siger Julie Odefey.

Det gør man ved at skabe struktur i projektet. Man kan fx skabe struktur ved at sætte delmål i kalenderen, og planlægge møder og formøder i starten.

”Man kan næsten se, hvordan det rammer ’Jytte fra marketing’-segmentet. Skal vi nu både have formøder og møder. Men det er der faktisk en grund til. Den organisatoriske virkelighed er, at alle desværre ikke har tid til at sætte sig ned og læse 50 slides aftenen inden et stort møde.

Det er ikke af ond vilje. Vi lever bare i en virkelighed, hvor der også skal afsættes tid i kalenderen til det”, siger Julie Odefey.

Hack 5. Undgå at brænde ud og brænde andre af

Hack 5 hjælper dig med at lykkes med de ting du sætter dig for på en skånsom måde.

”Hacket giver en metode til at skabe forståelse for tegn på stress, samt psykologisk indsigt i de mentale processer, der både hjælper og modarbejder dig. Det giver dig også værktøjer til at skabe afklaring omkring hvad der er vigtigt for dig, lave en plan så du kan opnå det, og en masse metoder til at øge din personlige produktivitet”, siger Charlotte Brix.

Personlig produktivitet kan frigøre tid, øge koncentrationsevnen og bidrage til effektiv prioritering.

Det kan du gøre med 4-uger-frem-metoden til kalenderstyring.

”Planlæg løbende 4 uger ud i fremtiden. Fx 30 min hver mandag morgen, hvor du afsætter tid i din kalender til alt det du skal inkl. forberedelsestid, svare-på-mails-tid, transporttid, daglig tid til vigtige, hastende og uforudsete opgaver og personlige aftaler”, siger Charlotte Brix.

Du kan fx overveje følgende:

• Hvordan ser din kalender ud?
• Går det hele op eller er der fyldt med dobbeltbookinger og 17-timers arbejdsdage?
• Har du tid til ekstra opgaver eller må du allerede nu prioritere og fravælge?