Planlægning og skemalægning

Af Lars Ulrik Jeppesen

Planlæg, og skemalæg din tid, og opdag de mange muligheder for at blive mere effektiv! 

Planlægning og skemalægning – to brødre, du SKAL have i familien

I vores søgen efter at blive velfungerende mennesker kommer vi længere og når langt flere af vores mål ved at have styr på vores planlægningsværktøjer.

Effektiv planlægning

Planlægning handler om at styre og kontrollere det, du vil opnå ved at forudse, hvad der skal ske, hvad der er vigtigt samt hvilke mål, du ønsker at nå. Derfor handler effektiv planlægning om at have en struktureret plan, hvor du har medregnet nogle af de ting, der kan opstå i en given proces – eksempelvis i et projektarbejde, kandidatafhandlingen eller eksamenslæsningen.

• Hvilke resultater ønsker du at opnå?

• Hvilke aktiviteter skal du arbejde med for at nå målet?

• Hav styr på din prioritering – både hvad der er vigtigt og rækkefølgen af de forskellige aktiviteter.

Effektiv skemalægning

Eftersom du med planlægningen har sat ord på, hvad der skal ske, er din opgave med skemalægningen at finde ud af, hvornår aktiviteterne skal ske, og hvor lang tid du skal anvende på hver del af den samlede opgave.

• At få et realistisk billede af den tid, der er til rådighed.

• At blive opmærksom på valg af skemalægningsværktøjer.

• At skemalægge aktiviteter efter, hvornår på dagen du har mest energi.

• At forstå betydningen af dagsplanlægning.

• At medregne tid til afbrydelser og pauser.

Når du skemalægger husk derfor:

• Aldrig skemalæg mere end 60 % af din dag. Ansatte i Vesteuropa anvender i gennemsnit 20 % af deres tid på at blive afbrudt og 20 % på at være kreativ, holde pauser etc.

• Reserver alenetid, hvor du kan arbejde med større opgaver, der kræver koncentration.

• Skemalæg forud – dagen skal skemalægges dagen før, ugen skal skemalægges ugen før, måneden skal skemalægges måneden før etc.

• Estimer tid pr. opgave og vær realistisk.

• Skab påtvungne deadlines og bestræb dig på at overholde dem.

• Husk at tage hensyn til din energikurve i din skemalægning – fx hvis du ved, at du har mest energi og arbejder bedst om morgenen, så planlæg efter det.

Eksempel fra planlægning og skemalægning fra en kandidatafhandling

Mange studerende løber ind i problemer med deres afhandling, fordi de ikke orker at få lavet en god planlægning og skemalægning. De synes ofte ikke, det er nødvendigt. Det er det, fordi der er meget tid at hente i at planlægge og skemalægge. Desuden vil de få langt mere kontrol over processen, som er lang og svær at overskue, hvis den ikke er planlagt.

Trin 1: Et overordnet skema, som dækker alle dele af processen, kunne se sådan ud:

Trin 2: Den detaljerede skemalægning skal være delt op i delprocesser, fx ved at være inddelt således:

Trin 3: Dette trin går endnu længere ned i detaljerne ved at inddele en af delprocesserne i faser. Eksemplet her er fra ’Metodeafsnit og forberedelse til dataindsamling’: